Les bonnes pratiques en transcription audio : comment retranscrire fidèlement et correctement un fichier audio en texte ?

Que ce soit en utilisant un logiciel de transcription ou en effectuant la tâche de façon manuelle, le défi du transcripteur professionnel est vaste : kilomètres de saisie, heures d’enregistrement, heures d’écoute et réécoutes multiples, relecture, révision, travaux de recherches et de mise en forme. Quelles sont donc les bonnes pratiques en matière de transcription audio ? Quelles sont les règles de base à connaître pour transcrire un fichier audio en texte ? Découvrez les qualités clés d’une transcription réussie et familiarisez-vous avec les bonnes pratiques de transcription audio.

1. Optimisez la bonne qualité audio de l’enregistrement pour réaliser une retranscription efficace

Règle de base : s’assurer de la qualité audio de l’enregistrement est une règle de base essentielle pour une transcription réussie. Il est donc nécessaire d’effectuer une analyse acoustique de votre enregistrement, de vos fichiers audio pour garantir une transcription texte précise. Un enregistrement de mauvaise qualité (bande-son défaillante) peut rendre le processus d’écoute laborieux et entraver considérablement le travail de retranscription à l’écrit. Les heures d’écoute de votre fichier audio et les heures travaillées à corriger seront alors interminables !

Pour cela, il existe des logiciels gratuits avec de nombreuses fonctionnalités comme Audacity pour améliorer la qualité de vos audios. Vous pourrez ainsi réduire le bruit et atténuer les nuisances sonores (bruits de fond, pistes audio dégradées, son stéréo, mauvaise acoustique) d’un fichier MP3 ou Wave. Il est également possible de ralentir le débit de voix, la vitesse de lecture de conversations pour une meilleure compréhension. Bien qu’il ne s’agisse pas des solutions miracles, ces logiciels gratuits permettent une meilleure audibilité et peuvent constituer un gain de temps précieux pour le travail de transcription.

A noter que certaines bandes-sons peuvent être vraiment dégradées et la retranscription écrite ne sera pas toujours possible.

Une écoute attentive : la clé d’une transcription réussie

Dans le domaine de la transcription, l’écoute attentive joue un rôle primordiale. Rappelons que les onomatopées et tics de langage ponctuent bien souvent « l’oralité » du discours. Une forme d’expressivité entoure le langage oral (hésitations, répétitions). De même, l’élocution (la manière dont nous prononçons les mots à l’oral, tonalité, registre émotionnel du discours) a son importance. Afin de transcrire avec précision le message oral, il est donc essentiel de porter une attention particulière à ces aspects.

Que vous optiez pour une transcription littérale (transcription fidèle mot-pour-mot dite verbatim) ou synthétisée ou remaniée (épurée), lorsque l’on transcrit à distance (sans bloc-notes ou prise de notes, sans dictée numérique ou sténotypie, ou encore sans dictaphone ou enregistreur, pédalier ou saisie au clavier), l’enregistrement audio reste votre référence essentielle.

Dans certains cas, certains tics de langage peuvent être conservés pour contextualiser et éclairer le discours. En revanche, il peut être parfois nécessaire d’éliminer d’autres éléments superflus comme des répétitions inutiles et des parties non pertinentes (commentaires en parallèle sans lien avec les propos en cours) afin d’assurer une meilleure compréhension du discours et de faciliter le travail de transcription audio.

2. Multi-écoute, utilisation de logiciels dédiés, importance des pauses en transcription audio

Comme nous l’avons vu, l’écoute attentive joue un rôle essentiel en transcription audio. Toutefois, une seule écoute n’est pas suffisante.  Il est, en effet, préférable d’écouter l’enregistrement plusieurs fois afin d’affiner la transcription et de ne pas omettre certains éléments du discours.  

A noter que la première écoute permet bien souvent de se familiariser avec le contenu de l’enregistrement audio (pré-écoute), tandis que les écoutes suivantes affinent la compréhension des thèmes abordés. Enfin, la dernière écoute est dédiée à la révision et à la la correction. Une multi-écoute est donc nécessaire afin de garantir une transcription précise et claire. 

Utilisation des logiciels de retranscription audio et de reconnaissance vocale pour faciliter la saisie

Un logiciel de reconnaissance vocale comme Dragon Dictate par Nuance (logiciel payant), la fonction de dictée, l’outil de saisie vocale Google Docs, ou la fonction sous-titres ou sous-titrages de YouTube pour les vidéos sont dans ce cas bien utiles pour la saisie. 

De même, l’utilisation d’un logiciel de transcription audio comme Express Scribe est intéressante, mais peut nécessiter des corrections et rectifications fréquentes.

Bien que ces outils soient utiles pour la frappe et le traitement de texte, ils peuvent parfois produire des résultats approximatifs. Par conséquent, il est essentiel de procéder à une relecture approfondie et de mettre en forme votre transcription écrite.

Il est également important de souligner que malgré l’utilisation de ces outils, le travail de transcription reste entre les mains du transcripteur. Vous devrez toujours effectuer une révision minutieuse pour garantir la précision et la qualité du texte final.

Importance des pauses

Enfin, n’oubliez pas de marquer des pauses régulières lors de la transcription et de l’écoute. Cela permet de prévenir la fatigue auditive et de maintenir votre niveau de concentration.

En effet, l’ouïe n’entend plus de la même façon après plusieurs heures d’écoute même à un volume modéré (parole de transcripteur !). On devient, en somme, sourd et hermétique au discours après des heures d’écoute. On peut déformer et moins bien entendre, notamment pour les transcriptions en langues étrangères (retranscription audio en espagnol, anglais, etc).

En marquant ainsi des pauses, votre ouïe vous en remerciera ainsi que votre transcription.

3. Restez objectif et impartial lors de la transcription audio

Lors de la transcription audio, il est essentiel de faire preuve d’objectivité, d’impartialité et de neutralité. Que cela soit pour la transcription de procès-verbaux ou la transcription comptes-rendus (CE, CHSCT, interviews, transcription audio de témoignages;etc), le transcripteur n’a pas vocation à juger ce qui est dit dans l’enregistrement. L’absence de parti pris sur les propos entendus est nécessaire.

Que cela soit pour une retranscription littérale in extenso, c’est-à-dire en reproduisant les mots exacts (verbatim) ou pour une transcription plus synthétique en utilisant des reformulations, ou des notes pour guider le lecteur (didascalies), l’impartialité demeure essentielle. Le transcripteur doit restituer le discours tel qu’il est prononcé avec précision et authenticité. Il doit faire preuve avant tout d’objectivité et de neutralité.

4. Ne négligez pas la correction, la relecture et la mise en forme lors d’une transcription audio

Lors de la transcription audio, il est crucial de ne pas sous-estimer l’importance du travail de correction, de relecture et de mise en page. Une transcription de qualité nécessite un processus approfondi de révision. La relecture tout comme la révision font partie intégrantes du travail de transcripteur, occupant environ 40 % de son temps. Elles permettent de corriger manuellement les erreurs d’écoute, de vérifier orthographe, la syntaxe, la grammaire, d’apporter d’éventuelles modifications comme des propos reformulés, afin de parfaire le document et d’offrir une transcription écrite de qualité irréprochable. 

De même, la mise en page joue un rôle essentiel. Elle rend la lecture plus fluide et agréable pour le lecteur ou l’utilisateur final, et facilite grandement la navigation à travers les pages de la transcription. 

Il peut s’avérer utile d’utiliser des outils ou correcteurs orthographiques en ligne tels que Scriben . Ces correcteurs facilitent la correction d’un texte retranscrit sous Word. Pour les langues comme l’espagnol, vous pouvez également trouver des correcteurs en ligné dédiés, comme celui-ci ici.

La relecture et la mise en forme sont donc essentielles pour améliorer la qualité globale de votre transcription écrite. Elles garantissent précision et lisibilité. Pour cette raison, accordez-leur l’attention nécessaire pour produire un document final de haute qualité.

Les bonnes pratiques en transcription audio : externalisation et compétences clés pour des résultats de qualité

Au final, vous l’aurez compris, une bonne retranscription est une retranscription correctement retranscrite, révisée et structurée qui nécessite des bonnes pratiques.

La transcription audio est donc un métier qui requiert des compétences spécifiques : une maîtrise de la langue, une culture générale solide et une concentration accrue et l’utilisation d’outils appropriés. Dans le cadre professionnel, il est parfois plus simple d’avoir recours à « l’externalisation » de ce service pour les entreprises, d’externaliser, par exemple, une demande de transcription audio pour transcrire les propos tenus lors de vos événements professionnels pour gagner du temps et obtenir des résultats de qualité. De même, si vous êtes un particulier porteur d’un projet plus personnel, faire appel à un transcripteur professionnel constitue un gain de temps.

Des données qui vous seront utiles à l’heure de choisir le bon transcripteur pour retranscrire votre fichier audio en texte. Cet article vous a intéressé ? Découvrez également notre article sur la transcription de témoignage historique.

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