Les bonnes pratiques en transcription audio : comment retranscrire fidèlement et correctement un fichier audio en texte ?

Qu’il utilise ou non un logiciel de transcription, le défi du transcripteur professionnel est vaste : kilomètres de saisie, heures d’enregistrement, heures d’écoute et réécoutes multiples, corrections, relectures, révisions, travaux de recherches et de mise en forme. Quelles sont donc les bonnes pratiques en matière de transcription audio ?

1. S’assurer de la bonne qualité audio de l’enregistrement pour pouvoir mieux retranscrire

Il faut tout d’abord s’assurer de la qualité audio de l’enregistrement et effectuer une analyse acoustique de votre enregistrement. En effet, si le son audio de votre bande-sonore est mauvais, le travail d’écoute sera vite laborieux et handicapera le travail de retranscription à l’écrit. Les heures travaillées à écouter l’enregistrement dans ce cas seront interminales ! Pour cela, il existe des logiciels gratuits comme Audacity pour réduire le bruit et atténuer les nuisances sonores (bruits de fond, pistes audio dégradée, son stéréo, mauvaise acoustique) d’un fichier MP3 ou Wave. On peut aussi ralentir le débit de voix, la vitesse de lecture de conversations pour mieux comprendre ce qui est dit. 

Rappelons que les onomatopées et tics de langage ponctuent bien souvent l’oralité. Une forme d’expressivité entoure le langage oral (hésitations, répétitions). De même, l’élocution (la manière dont nous prononçons les mots à l’oral) a son importance pour la transcription audio. Il est nécessaire d’avoir une bonne écoute afin d’être capable de bien retranscrire le message oral. Bien que ces logiciels ne soient pas des solutions miracles, ils permettent de mieux entendre et de faire gagner du temps

Que cela soit pour une transcription littérale (transcription fidèle mot-pour-mot dite verbatim) ou synthétisée ou remaniée (épurée), lorsque l’on transcrit à distance (sans bloc-notes ou prise de notes, sans dictée numérique ou sténotypié, ou encore sans dictaphone ou enregistreur, pédalier ou saisie au clavier), l’enregistrement audio reste votre référentiel et pilier. 

Le nettoyage du fichier audio en texte sera donc nécessaire pour avoir une écoute attentive pour retranscrire les propos tenus. Le français parlé oral et l’écoute d’une langue étrangère impliquent plusieurs des heures de travail à l’écrit.

L’objectif est avant tout d’être capable de bien transcrire le fichier audio en texte, le message oral et la transcription de la parole.

2. Écouter à plusieurs reprises et marquer une pause dans votre transcription

Écouter plusieurs fois l’enregistrement est nécessaire pour affiner le travail de transcription. La première écoute est bien celle de la découverte (pré-écoute). Ensuite, les différentes écoutes affinent la compréhension des thèmes abordés. Enfin, la dernière écoute sera celle de la révision et de la correction. L’utilisation d’un logiciel de transcription audio comme Express Scribe impliquera également de nombreuses corrections et rectifications. Bien qu’utiles pour la frappe et le traitement de textes, ces logiciels de transcription automatisée sont parfois approximatifs. 

Les logiciels de retranscription audio et de reconnaissance vocale

Un logiciel de reconnaissance vocale comme Dragon Dictate par Nuance (logiciel payant), la fonction de dictée, saisie vocale Google Docs, ou la fonction sous-titres ou sous-titrages de YouTube pour les vidéos sont dans ce cas bien utiles pour la saisie. Ces logiciels de dictée vocale, ces systèmes de retranscription ne vous dispenseront pas, toutefois, du travail approfondi de relecture et de mise en forme, de révision (erreurs de syntaxe, fautes de transcription, conjugaison). Le travail de transcription sera de toute façon celui du transcripteur. Ce qui nous conduit à un autre élément essentiel : marquer une pause dans la transcription et l’écoute.

En effet, l’ouïe n’entend plus de la même façon après plusieurs heures d’écoute même à un volume modéré (parole de transcripteur). On devient, en somme, sourd au discours après des heures d’écoute. On peut déformer et moins bien entendre, notamment en retranscription de langue étrangère (retranscription audio en espagnol, anglais, etc). Il est donc nécéssaire de prendre du recul, de s’isoler et de marquer une pause. Vous devez revenir à la retranscription avec une ouïe plus neuve et des capacités auditives maximales. Votre ouïe vous en remerciera ainsi que votre transcription.

3. Faire preuve d’objectivité et d’impartialité

Autres aspects primordiaux : l’objectivité, l’impartialité, la neutralité. Elles sont importantes en retranscription. Que cela soit pour la transcription de procès-verbaux ou la transcription comptes-rendus (CE, CHSCT, interviews, transcription audio de témoignages;etc), le transcripteur n’a pas vocation à juger ce qui est dit dans l’enregistrement. L’absence de parti pris sur les propos entendus est nécessaire. Que l’on fasse une retranscription littérale, que l’on retranscrire in extenso, c’est-à-dire mot-pour-mot (verbatim le discours ou de manière plus synthétique ou littérale, reformulations, notes pour guider le lecteur (didascalies), l’impartialité demeure primordiale. Le transcripteur doit restituer le discours tel qu’il est prononcé avec l’exigence de l’objectivité et de la neutralité. La transcription en tant que trace écrite du discours doit être authentique. La neutralité est également la marque de fabrique du transcripteur.

4. Ne pas négliger le travail de correction, de relecture et de mise en forme

Une autre erreur également à éviter serait de négliger le travail de relecture, de correction et de mise en page.  En effet, une bonne retranscription n’est rien sans un travail approfondi de révision : le travail de relecture fait partie intégrante du travail de transcripteur (40% de son temps). Il sert à corriger manuellement les erreurs d’écoute, à contrôler l’orthographe, la syntaxe, la grammaire, à apporter d’éventuelles modifications (propos reformulés), à parfaire en somme le document afin d’offrir une retranscription de qualité irréprochable. Comme le travail de correction, la mise en page est tout aussi importante. Elle rend plus fluide et agréable la lecture pour le lecteur et l’aide à se repérer tout au long des pages retranscrites. 

Au final, vous l’aurez compris, une bonne retranscription est une retranscription correctement retranscrite, révisée et structurée qui nécessite des bonnes pratiques.

La transcription audio est donc un métier qui requiert des compétences : maîtrise de la langue, bagage culturel (culture générale), concentration et possession des outils indispensables. Pour les professionnels (entreprises), il est parfois plus simple d’avoir recours à l’externalisation, d’externaliser une demande de transcription audio pour transcrire les propos tenus lors de vos événements professionnels. De même, si vous êtes un particulier porteur d’un projet plus personnel, faire appel à un transcripteur professionnel constitue un gain de temps. 

Des données qui vous seront utiles pour choisir le bon transcripteur pour retranscrire votre fichier audio en texte. Cet article vous a intéressé ? Découvrez également notre article sur la transcription de témoignage historique.

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Stéphanie Soler

Fondatrice et gérante d'hispeo, diplômée en traduction commerciale de la Chambre de Commerce d'Espagne, a travaillé en Espagne et en France dans différents secteurs industriels. 15 ans d'expérience en traduction technique et transcription audio français-espagnol. Formée au community management, rédaction web et stratégie social media chez Esecad (Groupe Skill & You).